Régularisation des charges locatives : calcul, décompte et délais
Le locataire paie chaque mois des provisions pour charges, puis le bailleur compare ces avances aux dépenses réelles de l'année. Voici comment faire ce calcul, ce qu'il faut communiquer au locataire et dans quels délais.
Vérifié le 17 octobre 2026 d'après Service-Public.gouv.fr (fiche vérifiée le 15 avril 2025), Légifrance et l'ANIL.
L'essentiel
- Les charges d'un logement vide se paient par provisions mensuelles, régularisées au moins une fois par an : provisions versées contre dépenses réelles.
- Provisions supérieures aux dépenses : le bailleur reverse le trop-perçu. Provisions inférieures : il demande un complément.
- Un mois avant la régularisation, le bailleur communique le décompte par nature de charges et leur répartition ; les justificatifs restent à disposition du locataire pendant 6 mois.
- Seules les charges de la liste du décret du 26 août 1987 sont récupérables. Cette liste est exhaustive.
- Un impayé de charges peut être réclamé pendant 3 ans.
Provisions ou forfait : le mode de paiement
| Type de bail | Mode de paiement | Régularisation |
|---|---|---|
| Logement vide | Provisions mensuelles | Oui, au moins une fois par an |
| Logement meublé | Forfait ou provisions, selon ce que prévoit le bail | Oui avec des provisions, non avec un forfait |
| Bail mobilité | Forfait versé en même temps que le loyer | Non |
Le bailleur fixe le montant des provisions mensuelles d'après le budget prévisionnel et les résultats arrêtés lors de la précédente régularisation. Le montant des charges récupérées doit toujours pouvoir être justifié.
Quelles charges peut-on récupérer ?
La liste fixée par le décret du 26 août 1987 est exhaustive : une dépense qui n'y figure pas ne peut pas être refacturée au locataire. Elle couvre en particulier :
- Ascenseur et monte-charge : électricité, exploitation, produits d'entretien, menues réparations. Le contrôle technique tous les 5 ans n'est pas récupérable.
- Eau froide, eau chaude et chauffage collectif : eau des occupants et de l'entretien courant, produits de traitement, énergie, exploitation des compteurs, réparation des fuites sur joints.
- Installations individuelles : chauffage et production d'eau chaude, distribution d'eau dans les parties privatives. L'électricité utilisée dans le logement est payée directement par le locataire à son fournisseur.
- Parties communes intérieures : électricité, produits d'entretien, minuterie, tapis, vide-ordures, frais de personnel d'entretien.
- Espaces extérieurs : voies de circulation, aires de stationnement, abords des espaces verts, équipements de jeux.
- Taxes et redevances : taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance d'assainissement.
- Gardien ou employé d'immeuble : son salaire peut être récupéré sous certaines conditions.
Calculer la régularisation, pas à pas
Additionner les provisions versées
Le total des provisions demandées au locataire sur la période, par exemple 12 mois de provisions mensuelles.
Relever les dépenses réelles récupérables
Les dépenses effectivement engagées pendant l'année, en ne gardant que celles de la liste des charges récupérables, avec leurs justificatifs (factures, décompte du syndic).
Comparer
Dépenses réelles moins provisions versées : un résultat positif est un complément à demander, un résultat négatif est un trop-perçu à reverser.
Communiquer le décompte
Un mois avant la régularisation, avec le détail par nature de charges et le mode de répartition entre les logements.
Deux exemples chiffrés
Charges réelles supérieures aux provisions
| Provisions versées (80,00 € × 12 mois) | 960,00 € |
| Dépenses réelles récupérables de l'année | 1 034,50 € |
| Complément à demander au locataire | 74,50 € |
Charges réelles inférieures aux provisions
| Provisions versées (80,00 € × 12 mois) | 960,00 € |
| Dépenses réelles récupérables de l'année | 905,00 € |
| Trop-perçu à reverser au locataire | 55,00 € |
Exemples fictifs, hors cas particuliers (occupation sur une partie de l'année, individualisation des frais de chauffage ou d'eau).
Le décompte et les justificatifs
- Un mois avant la régularisation annuelle, le bailleur communique le décompte des charges par nature (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...) et le mode de répartition entre les logements. Pour le chauffage et l'eau chaude collectifs, une note d'information sur le mode de calcul est jointe si nécessaire.
- Sur demande, le bailleur transmet au locataire le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.
- Pendant 6 mois à compter de l'envoi du décompte, l'ensemble des justificatifs reste à la disposition du locataire.
- Eau : dans un immeuble où le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le bailleur transmet une fois par an la facture d'eau et les informations sur sa qualité.
- Chauffage individualisé : dans un immeuble doté de dispositifs télé-relevables, le bailleur transmet chaque mois les informations sur la consommation.
Le locataire peut demander des précisions avec le modèle de lettre de Service-Public.gouv.fr.
Régularisation oubliée ou tardive
- Le bailleur peut réclamer un impayé de charges pendant 3 ans, quelle qu'en soit la cause : oubli, ignorance ou négligence. Le locataire dispose du même délai pour récupérer un trop-versé.
- Le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel tardif jugé déloyal, brutal et lié à une faute du bailleur, par exemple si le locataire avait demandé la régularisation sans obtenir de réponse.
- Si la régularisation n'est pas faite avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois, par lettre recommandée avec avis de réception.
Le forfait de charges en meublé
Avec un forfait, il n'y a ni complément ni régularisation : le montant est inscrit dans le bail et payé en même temps que le loyer. Il ne doit pas être disproportionné par rapport aux charges appliquées au précédent locataire, et il peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer (voir le guide de la révision du loyer).
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Informations d'après Service-Public.gouv.fr, l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 et le décret du 26 août 1987. Les règles peuvent évoluer : vérifiez les textes en vigueur.